Peut-on contester une facture de syndic ?

Vous avez récemment reçu une facture de votre syndic de copropriété ? Les frais vous paraissent élevés ou certains travaux injustifiés ? Les factures reçues par les copropriétaires de la part du syndic ne sont pas toujours les plus claires. Soyez cependant rassuré : en tant que copropriétaire, vous avez le droit de la contester ! 

Vous vous demandez sûrement : comment s’y prendre pour faire entendre votre voix ? Quels sont vos droits en tant que copropriétaire ? Quelles sont les obligations qui vous incombent et celles qui peuvent être négociées ? 

Contester une facture de syndic : quelles sont les raisons légitimes ?

Vous avez reçu une facture et vous souhaitez la contester. Attention, car toutes ne le sont pas ! En effet, certaines factures devront obligatoirement être payées en temps et en heure, quel que soit le montant. 

Bien entendu, si le montant est particulièrement élevé, il incombe au syndic de vous fournir une facture détaillée : main d’oeuvre, charges de copropriété, embellissement, etc. Une facture sans ces détails n’est pas recevable.

Travaux non votés en assemblée générale : une erreur courante

Le saviez-vous ? Les syndics de copropriété ne sont pas en droit d’engager des travaux au nom de l’ensemble des copropriétaires. Il est obligatoire que ces derniers demandent l’avis de l’ensemble des copropriétaires lors d’une assemblée générale ( AG). Tous les travaux doivent faire l’objet d’un vote à la majorité, écrit sur le procès-verbal et transmis à l’ensemble des copropriétaires. 

Si vous avez voté pour les travaux mentionnés, mais que le montant ne correspond pas à ceux votés en assemblée générale, vous avez le droit de contester leur paiement à la réception de la facture. 

Frais jugés excessifs ou non justifiés

Une autre situation fréquente concerne les honoraires du syndic ou certains frais annexes. Par exemple, les « frais d’envoi » pour des convocations ou des relances peuvent parfois atteindre des montants élevés et inattendus. Or, ces coûts doivent être en conformité avec le contrat signé entre le syndic et la copropriété.

Prenez le temps de relire ce contrat. Il fixe le cadre des prestations inclues dans la gestion courante (et donc déjà rémunérées par les honoraires fixes) et celles qui peuvent faire l’objet de facturations spécifiques. Si une facture sort de ce cadre, le syndic devra vous apporter des explications précises.

Erreurs administratives : une facture mal rédigée

Même les meilleurs gestionnaires peuvent commettre des erreurs ! Il n’est pas rare que les factures réalisées par les syndics ne soient pas 100% légales : absence de certains frais, double facturation d’une même prestation, frais d’entretien…. Les syndics de copropriété, le plus souvent dans un cadre de syndic bénévole, peuvent commettre ces erreurs lors de l’édition de la facture. 

Ces erreurs ne sont pas forcément volontaires, mais plutôt le fruit d’une mauvaise gestion ! Contactez le syndic dès que vous recevez une facture fausse pour en demander une nouvelle et ne versez les frais qu’une fois la bonne facture entre les mains. 

Toutes les étapes à connaître pour contester une facture de syndic

Découvrez toutes les étapes pour contester, en toute légalité, une facture envoyée par votre syndic.

Étape 1 : analysez la facture en détail

Prenez le temps d’examiner chaque ligne de la facture concernée. Les syndics sont tenus de détailler les prestations facturées afin que chaque copropriétaire puisse en comprendre le contenu. Comparez les montants avec les documents contractuels : procès-verbaux d’assemblées générales, contrat de syndic ou encore budget prévisionnel voté.

Notre conseil pour gagner du temps : listez toutes les erreurs que vous remarquez sur la facture de syndic et transmettez-les dans votre courrier. Cela permettra de tracer les raisons de votre refus de payer la facture et accélérera la procédure du côté du syndic. 

Étape 2 : sollicitez des explications écrites auprès du syndic

Si des zones d’ombre subsistent, rédigez une demande écrite adressée à votre syndic. Soyez minutieux et allez dans le déatil. Mentionnez les éléments contestés et les raisons pour lesquelles vous estimez la facture incorrecte. 

Vous pouvez commencer par écrire un mail au syndic, en mettant en copie les autres copropriétaires. Si vous n’obtenez pas de retour de leur part, il vous faudra envoyez un courrier recommandé avec avis de réception. 

Étape 3 : mobilisez le conseil syndical si nécessaire

Si le syndic laisse vos courriers sans retour, il est temps de convoquer le conseil syndical. Ce syndic est composé de copropriétaires élus, qui ont pour mission de défendre les intérêts collectifs de l’immeuble. Généralement, la mobilisation de ce syndic permet de dénouer les situations les plus complexes. 

Et si le litige persiste ?

Malgré vos efforts, il est possible que le syndic refuse de reconnaître l’erreur ou ne réponde pas à votre demande. Que faire dans ce cas ?

Recourir à un médiateur

Première étape : contacter un médiateur. Ce dernier est une solution gratuite, souvent mise à la disposition de tous les copropriétaires.  Pas besoin de le payer : il est souvent compris dans l’assurance juridique de l’immeuble ou la vôtre.

L’objectif de ce médiateur est de trouver une solution à l’amiable, afin d’éviter le conflit juridique et donc le tribunal. 

Envisager une action en justice

Le médiateur n’a pas été suffisant ? Faire une demande au tribunal est votre dernier recours. Cette démarche peut être réalisée via l’accompagnement de votre conseil syndical et avec des copropriétaires impliqués. 

Néanmoins, sachez qu’un procès coûte cher et que de nombreuses dépenses, quel que soit le verdict, peuvent rester à votre charge. Évaluez les pertes financières potentielles avant de vous lancer dans cette procédure. De plus, les délais dans le juridique sont très longs : entre 1 à 5 ans, si le syndic fait appel de la décision. 

Quelles sont les précautions à prendre pour éviter ces litiges ?

La contestation d’une facture de syndic peut être une expérience frustrante, mais elle peut aussi servir de leçon pour l’avenir.

Assister aux assemblées générales

En tant que copropriétaire, ne négligez pas vos assemblées générales ! Votre manquement aux réunions ne vous permettra pas de voter les décisions, dont les travaux qui impactent de plein fouet votre facture. 

Exiger de la transparence de la part de votre syndic

Un syndic professionnel doit être transparent dans sa gestion. En tant que copropriétaire, vous avez le droit de réclamer les comptes détaillés de l’immeuble et ses justificatifs. 

Facture de syndic : que retenir pour la contester ? 

Contester une facture de syndic est un droit dont dispose chaque copropriétaire. Cependant, il faut que vous démontriez que le syndic n’est pas en droit de réclamer la somme envoyée : facture fausse ou non détaillée, qui ne respecte pas la décision en assemblée générale… Entourez-vous toujours d’un maximum de copropriétaires pour faire entendre votre décision. 

Vous recherchez une solution pour une gestion de syndic de confiance ? Il est possible de se tourner vers des gestionnaires en ligne comme Matera syndic ! Ce dernier est un gestionnaire qui prend à sa charge la gestion administrative, juridique et comptable. De plus, il dispose d’un réseau d’artisans de confiance pour vous permettre de réaliser vos travaux sans prise de tête.